Autoras: Maria Laura Russo y Natalia Fortea
¿Qué es un evento?
Es un acontecimiento extraordinario que no entra dentro de las actividades de rutina, y que por lo tanto necesita una preparación especial.
El evento tiene un alto nivel de exposición, y es un suceso donde la empresa toma contacto, en forma directa, con públicos de los más diversos, que incluyen sus empleados, sus directivos, sus accionistas, su competencia, la prensa, y demás públicos específicos.
La finalidad es transmitir un mensaje a los públicos mediante una puesta en escena. Lo más valioso de esta práctica es que la institución no está en una actitud pasiva, esperando que se fijen en ella, sino que proactivamente genera la atención de por sí y se coloca como protagonista.
¿Cómo se organiza un evento?
Es necesario un trabajo de producción acorde al despliegue que se desee llevar a cabo.
Esta puesta en escena requiere de acciones conjuntas entre los diferentes departamentos de la organización, ya sea de desde los niveles ejecutivos, las áreas de publicidad, de marketing, de recursos humanos y especialmente de comunicación institucional.
A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir, con que presupuesto se cuenta, qué fecha sería la idónea, cuál es el lugar, qué función deberán cumplir los actores (ej. en el caso de una cena de fin de año, quién debe decir las palabras al público presente, entre otros)
Distintos tipos de eventos:
Las posibilidades están libradas a la creatividad de la empresa, con el único límite de que el evento responda al proyecto global de comunicación y no se oponga a los principios y valores de la empresa.
- Lanzamientos de productos y servicios
- Conferencia de prensa: tratamiento sobre un tema estipulado
- Visita a la empresa, open house: se puede conocer las instalaciones de la empresa, su forma de trabajar, sus productos.
- Ferias y exposiciones: pueden ser sectorial, regional, nacional o internacional, masivas o destinadas a otras empresas. Pueden tener que ver con el producto o con la empresa en sí.
- Seminario: encuentro que reúne a uno o más profesionales distinguidos con los discípulos o profesionales en etapa de formación para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas. La duración es relativa, puede ser uno, dos tres días o una vez por semana. Se puede integrar en un congreso.
- Simposio: Reunión de especialistas en un plano de igualdad para tratar materias de su particular interés, cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de unos 20 minutos aproximadamente, al cabo del tiempo, el público tiene una visión integrada del tema que los ocupa.
- Jornadas: son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes, por lo general una vez finalizada las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o workshops.
- Congreso: Reunión periódica que nuclea a los miembros de una asociación, organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas, prevee tres sesiones preliminares: de inaugural que informa sobre la finalidad y los temas a tratar, la media donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones y la etapa final en donde se informan los resultados alcanzados. Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.
- Desayuno de trabajo: reuniones para tratar un tema predeterminado, dos horas aprox, se intercambian ideas dirigidas por un moderador y es un trabajo en equipo distendido.
- Workshops: taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión, es ámbito dialogado y de intercambio informativo entre colegas, se impuso en turismo y se extendió a otros campos.
- Homenajes: puede responder a una fecha patria, un natalicio, un fallecimiento, un recordatorio.
- Inauguración: de una nueva planta industrial, una calle, una nueva gestión, una reforma edilicia.
- Debates: pueden ser abiertos o sólo para invitados donde se trata un tema o problemática específica.
- Espectáculos: culturales, como conciertos, obra de títeres, ballet, teatro. O deportivos: partidos de fútbol, maratones, partidas de ajedrez. Pueden ser de interés general: como clases abiertas de diferentes disciplinas.
- Comidas: lunchs, desayunos, almuerzos, comidas especiales de apertura o clausura, de fin de año, informales.
- Convenciones: tratan en profundidad temas que resultan de interés para la empresa y para las personas vinculadas con la actividad.
- Outdoors: actividad que realiza fuera de la empresa generalmente al aire libre.
- Family day: el empleado puede compartir con su familia un día en la empresa.
Otras propuestas:
Como vimos anteriormente, la gama de acontecimientos especiales es muy amplia. Algunas empresas, realizan eventos más sofisticados como exposiciones de arte, muestra de fotos, o de carácter masivo como recitales, desfiles. El ejemplo de Telefónica, que en el año 1999, organizó en la costa atlántica, un espectáculo de fuegos artificiales con el valor agregado de que el show fue concebido por artistas plásticos reconocidos.
Aspectos a considerar para la realización de un evento:
Un evento exige una detallada planificación, para ello es importante:
- Definir las expectativas de la empresa con relación al evento y los objetivos que se deben cumplir.
- Saber quién es el público al cual va a estar dirigido.
- El número de personas que van a asistir.
- Definir qué tipo de evento vamos a llevar a cabo.
- Detallar el presupuesto que tenemos, este punto influenciará en la elección anterior.
- Fecha tentativa: aquí quizá tengamos inconvenientes y debamos inclinarnos por una fecha donde se le dé prioridad a una personalidad por sobre otra.
- Hay factores externos que deben ser tenidos en cuenta: fechas de otros eventos, para evitar superposiciones.
- Determinar el lugar y la hora
- Oradores previstos: nacionales e internacionales
- Invitados especiales
- Financiación del evento: probables sponsor, canjes
- En caso de que la situación lo requiera, enviar por correo, con las invitaciones, un libre estacionamiento, un pasaje de ida y vuelta, un boucher con reserva de hotel
- Contar con base de datos para comunicar a las personas e instituciones a invitar.
- Se deberá promocionar el evento en los medios elegidos, dependiendo del tipo de actividad a realizarse. Lo indicado es hacer una campaña de prensa antes y después del evento.
En el caso de las comidas, requieren un acabado conocimiento del ceremonial, ya que los asientos deben estar previamente reservados con tarjetas individuales . Hay que respetar estrictamente la ubicación de los lugares. Por ejemplo, si se trata de un evento donde concurren personalidades representantes del gobierno, tienen establecidos por el Poder Ejecutivo Nacional un orden de precedencias oficiales.
Planificación:
Aquí comienza el proceso de toma de decisiones.
El plan para determinar que vamos a hacer, por qué y para quien. Son decisiones fundamentales. Por otro lado se toman las dediciones tácticas: como vamos a lograrlo, saber que rumbo hay que seguir para lograr el camino estratégico.
Por ultimo las dediciones operativas: quién lo hace, importa la técnica, conocimientos, habilidades y destreza del que realiza.
En esta etapa se deberá:
Planificar el organigrama del evento
Determinar las acciones a implementar
Ejecución:
Es la puesta en práctica de todas las acciones planificadas.
Evaluación:
Evaluar los resultados del evento y que los objetivos planteados al inicio hayan sido alcanzados.
